Notă de Informare cu privire la Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

1. Despre această notă de informare

În această notă de informare vă explicăm modul în care colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm datele Dumneavoastră cu caracter personal atunci când interacționați cu cabinetul stomatologic SanteDent (fie în cadrul clinicii, telefonic sau prin intermediul site-ului web santedent.ro).

Conținutul acestei note este destinat să vă ofere transparență deplină asupra drepturilor dumneavoastră stabilite prin legislația europeană și națională privind protecția datelor.

2. Despre noi (Operatorul de date)

S.C. SANTEDENT CARE S.R.L. este un cabinet stomatologic organizat sub formă de Societate cu Răspundere Limitată (SRL), localizat în București, Sector 3, având ca obiect principal de activitate Activități de asistență stomatologică (cod CAEN 8623).

Printre responsabilitățile noastre prioritare se numără grija și protecția datelor personale pe care le utilizăm în exercitarea atribuțiilor medicale și legale. S.C. SANTEDENT CARE S.R.L. s-a aliniat standardelor europene în vigoare stipulate în Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislației conexe din domeniul sanitar din România.

3. Ce date colectăm despre Dumneavoastră

În funcție de serviciile de care beneficiați, colectăm următoarele categorii de date:

4. Sursa din care primim datele Dumneavoastră

Datele cu caracter personal sunt obținute din următoarele surse:

• Direct de la dumneavoastră: La recepție sau în cabinetul stomatologic, la completarea fișei pacientului și a chestionarului de sănătate la prima consultație.
• Online prin site-ul santedent.ro: În momentul în care transmiteți o solicitare de programare online, ne scrieți pe pagina de contact sau vă abonați la newsletter.
• De la asigurători medicali parteneri: În cazul în care dețineți o poliță de asigurare medicală privată, primim datele minime necesare decontării (nume, prenume, CNP, număr telefon).
• De la angajatori (abonamente medicale corporative): În baza contractului dintre clinică și compania care achită abonamentul pentru dvs. sau familia dvs.

5. Temeiurile juridice ale colectării și prelucrării

Prelucrarea datelor se realizează strict pe baza temeiurilor prevăzute de art. 6 și art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR):

• Executarea contractului (Art. 6 alin. 1 lit. b): Pentru programarea, prestarea și facturarea serviciilor stomatologice solicitate de dumneavoastră.
• Obligație legală (Art. 6 alin. 1 lit. c): Întocmirea și arhivarea dosarelor medicale, raportări sanitare către autorități, evidența financiar-contabilă și fiscală.
• Interese vitale (Art. 9 alin. 2 lit. c): În situații de urgență medicală în care pacientul se află în incapacitate fizică sau juridică de a-și exprima consimțământul.
• Consimțământul dumneavoastră (Art. 6 alin. 1 lit. a): Exclusiv pentru comunicări de marketing, oferte de sezon sau newsletter.
• Interes legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f): Securitatea bunurilor și persoanelor prin supraveghere video CCTV în spațiile comune, apărarea drepturilor noastre în instanță în cazul litigiilor.

6. Scopurile pentru care colectăm și utilizăm datele

• Prestarea actului medical: Consultații, stabilire plan de tratament, intervenții chirurgicale, ortodonție, protetică, profilaxie și monitorizare post-tratament.
• Gestiunea programărilor: Confirmarea consultațiilor, trimiterea de memento-uri prin SMS/telefon/email și reprogramări la cererea pacientului.
• Gestiune financiar-contabilă: Emiterea facturilor, încasarea plăților (numerar, card, rate fără dobândă), evidență contabilă conform legii.
• Securitate și protecție: Supravegherea video a zonelor de acces și a recepției pentru paza bunurilor și siguranța pacienților și a personalului.
• Comunicări informative: Răspunsuri la întrebările transmise prin formularele de contact sau telefonic.
• Marketing și noutăți: Trimiterea de promoții la detartraj, albiri dentare sau alte tratamente (numai cu consimțământ prealabil).
• Soluționarea disputelor: Gestionarea eventualelor sesizări, reclamații sau apărarea drepturilor clinicii.

7. Cui divulgăm datele Dumneavoastră

Datele dumneavoastră sunt tratate cu maximă confidențialitate și nu sunt vândute niciunei terțe părți. Divulgarea se face exclusiv către:

• Autorități publice: Ministerul Sănătății, Direcția de Sănătate Publică (DSP), Casa Națională de Asigurări de Sănătate, ANAF, organe judiciare, conform obligațiilor legale.
• Parteneri medicali strict autorizați: Laboratoare de tehnică dentară partenere (pentru realizarea coroanelor, aparatelor, protezelor), centre de radiologie și imagistică dentară, medici specialiști colaboratori.
• Furnizori de servicii operaționale (împuterniciți): Furnizori de software medical securizat, servicii de mentenanță IT, servicii de contabilitate autorizată și servicii de curierat.
• Asigurători sau bănci: Exclusiv pentru decontarea serviciilor sau facilitarea plății în rate fără dobândă, la solicitarea dumneavoastră.

8. Transferul datelor către o țară terță

Datele Dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate și stocate pe teritoriul României și în cadrul Uniunii Europene (UE) / Spațiului Economic European (SEE) pe servere proprii sau ale furnizorilor noștri contractuali certificați.

Nu transferăm datele dumneavoastră către țări terțe din afara SEE care nu asigură un nivel adecvat de protecție recunoscut prin decizii ale Comisiei Europene.

9. Perioada de stocare a datelor

Păstrăm datele cu caracter personal pe perioade strict determinate de scopurile pentru care au fost colectate și de normele legislative aplicabile:

• Dosare medicale și fișe de tratament: Sunt păstrate conform legislației sanitare românești privind arhivarea documentelor medicale (care poate impune perioade extinse de până la 30–100 de ani).
• Documente financiar-contabile: Facturile și chitanțele sunt stocate pe o perioadă de 5 până la 10 ani, conform legislației fiscale.
• Înregistrări video CCTV: Sunt păstrate pentru o durată de maximum 30 de zile calendaristice, după care se suprascriu automat.
• Date de marketing: Sunt prelucrate până la retragerea consimțământului dumneavoastră sau solicitarea de dezabonare.

10. Securitatea datelor colectate

S.C. SANTEDENT CARE S.R.L. a implementat măsuri tehnice și organizatorice riguroase pentru a preveni accesul neautorizat, distrugerea accidentală, pierderea sau divulgarea datelor:

• Acces restricționat pe bază de roluri: Personalul medical și administrativ are acces doar la datele strict necesare desfășurării atribuțiilor specifice.
• Sisteme informatice securizate: Criptare, firewall-uri, autentificare securizată și copii de siguranță (backup) regulate.
• Minimizarea datelor: Colectăm doar informațiile strict necesare pentru actul stomatologic și funcționarea clinicii.
• Instruirea continuă a personalului: Toți angajații și colaboratorii semnează acorduri stricte de confidențialitate și sunt instruiți cu privire la normele GDPR și secretul profesional medical.

11. Drepturile dumneavoastră conform GDPR

În calitate de persoană vizată, beneficiați de drepturi complete garantate de Regulamentul (UE) 2016/679:

12. Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru a exercita oricare dintre drepturile menționate mai sus sau pentru orice întrebare legată de modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, ne puteți contacta:

• Prin email dedicat către Responsabilul cu Protecția Datelor (DPO): dpo@santedent.ro sau office@santedent.ro
• Prin cerere scrisă depusă direct la recepția clinicii din Str. Dristorului, Nr. 96, Bl. 12B, Sc. A, Ap. 4, Sector 3, București
• Telefonic la numărul 031 782 9688 (Luni – Vineri între 09:00 și 20:00)

Vom răspunde solicitării dumneavoastră în termen de maximum o lună de la primirea cererii, conform dispozițiilor art. 12 din GDPR.

13. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele

Nu aveți o obligație generală de a ne oferi datele dumneavoastră personale. Cu toate acestea, furnizarea datelor de identificare și a informațiilor medicale reprezintă o cerință indispensabilă pentru stabilirea diagnosticului corect și efectuarea în deplină siguranță a tratamentului stomatologic.

În lipsa acestor date obligatorii, S.C. SANTEDENT CARE S.R.L. se află în imposibilitatea legală și profesională de a vă furniza serviciile stomatologice solicitate, având în vedere riscurile medicale ce pot rezulta.

14. Când se aplică prezenta notă de informare

Prezenta notă de informare se aplică tuturor pacienților și utilizatorilor serviciilor medicale oferite de S.C. SANTEDENT CARE S.R.L., indiferent dacă accesarea serviciilor se face direct (în clinică), prin intermediul asigurărilor private de sănătate sau prin abonamente corporative plătite de angajator.

15. Proces decizional automatizat

S.C. SANTEDENT CARE S.R.L. nu utilizează procese decizionale automatizate și nu creează profiluri automate ale pacienților care să producă efecte juridice sau să vă afecteze în mod semnificativ. Toate deciziile medicale și administrative sunt luate exclusiv de către personalul medical uman autorizat.

16. Modificări ale notei de informare

Prezenta notă de informare poate suferi actualizări periodice pentru a reflecta modificările legislative sau schimbările aduse serviciilor noastre. Orice versiune nouă va fi publicată pe această pagină cu indicarea datei ultimei revizuiri, fără a vă diminua drepturile garantate de lege.